F.A.Q. sulla gestione degli archivi scolastici

Ho della documentazione d'archivio che, sulla base delle indicazioni contenute nel Massimario, posso scartare. Come devo procedere?

Devo presentare la domanda di autorizzazione allo scarto di atti d'archivio, utilizzando il modulo certificato predisposto dalla Soprintendenza provinciale. Posso trovare il modulo e la descrizione della procedura negli allegati 23 e 24 dello schema di Manuale di gestione per le scuole predisposto dalla Soprintendenza provinciale in collaborazione con l’Ufficio Innovazione e Informatica del Dipartimento della Conoscenza oppure online all’indirizzo web www.modulistica.provincia.tn.it .

La scuola cambia sede e devo spostare gli archivi. Devo comunicarlo alla Soprintendenza provinciale?

Sì; se si tratta dell'archivio corrente, ho l'obbligo di dare comunicazione dello spostamento alla Soprintendenza provinciale, la quale risponde alla comunicazione con una lettera di presa d’atto o entro 30 giorni dal ricevimento può prescrivere le misure necessarie perché le unità d'archivio non subiscano danno dal trasporto; se si tratta dell'archivio di deposito e/o l'archivio storico (anche da un plesso ad un altro plesso), essendo lo spostamento soggetto ad autorizzazione, devo preventivamente chiedere l’autorizzazione allo spostamento alla Soprintendenza provinciale la quale, con uno specifico procedimento della durata massima di 120 giorni, concede l’autorizzazione o esprime il diniego con determinazione.(Deliberazione della Giunta provinciale n. 80 del 2016).

Nella scuola non c'è più spazio per la documentazione d'archivio. Cosa posso fare?

Posso contattare l’Archivio provinciale per organizzare il versamento dell'archivio storico, costituito dai documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni, in Archivio provinciale; prima del versamento devo eseguire, previa autorizzazione della Soprintendenza provinciale, la selezione dei documenti da conservare sulla base del Massimario di conservazione e scarto per gli archivi delle istituzioni scolastiche e formative della Provincia autonoma di Trento e devo redigere un elenco delle unità archivistiche da versare in Archivio provinciale. (Deliberazione della Giunta provinciale n. 80 del 2016)

Nella scuola non c'è più spazio per l'archivio e il Comune ha messo a disposizione dei locali per conservare la documentazione. Posso utilizzare lo spazio offerto?

Si, se si tratta di archivio di deposito o storico devo acquisire la preventiva autorizzazione allo spostamento della Soprintendenza provinciale, mentre se si tratta di  archivio corrente ho l’obbligo di dare comunicazione. (Deliberazione della Giunta provinciale n. 80 del 2016)

Posso conservare i documenti d'archivio in qualunque locale?

No, devo seguire le indicazioni fornite dalla Soprintendenza provinciale riguardo i requisiti dei locali e per la corretta conservazione degli archivi di deposito e storico contenute nell’allegato 1 della citata D.G.P. n. 80 del 2016 recante Direttive generali circa l’organizzazione, i criteri generali di ordinamento e inventariazione, la gestione nonché la corretta conservazione degli archivi di competenza della Provincia autonoma di Trento.

Vorrei riordinare gli archivi. A chi posso chiedere aiuto o consiglio?

Contatto l’Ufficio Beni archivistici e Archivio provinciale della Sovrintendenza provinciale; solitamente viene concordato un sopralluogo per valutare come procedere. Infatti, per i lavori di ordinamento e inventariazione, nonché per le attività di riproduzione e valorizzazione di archivi di enti pubblici e di archivi dichiarati di interesse culturale, la Soprintendenza provinciale può intervenire - sia d’ufficio sia su specifica richiesta - in forma diretta, assumendosi integralmente gli oneri finanziari, amministrativi e tecnico-scientifici correlati.

La Soprintendenza provinciale garantisce costantemente, nei tempi e nelle modalità compatibili con le proprie risorse, un’attività di consulenza tecnico-scientifica sulle tematiche di propria competenza.

Gli interventi di ordinamento e inventariazione possono essere realizzati anche mediante contributo della Soprintendenza provinciale. (Deliberazione della Giunta provinciale n. 80 del 2016)

Vorrei riordinare gli archivi. Mi serve l'autorizzazione?

Sì, ogni intervento di ordinamento e inventariazione di archivi, nonché di organizzazione di archivi di deposito, deve essere autorizzato dalla Soprintendenza provinciale. L’autorizzazione è rilasciata previa valutazione del progetto presentata dall’ente possessore o detentore dell’archivio. Nel progetto devono essere specificate le principali caratteristiche del fondo (es. consistenza, datazione, contenuto, storia), le operazioni che si prevede di effettuare nonché i titoli di studio e professionali degli operatori a cui si intende affidare il lavoro (vd. punto 7 della D.G.P. n. 80 del 2016). A tale scopo il riferimento è costituito dal Manuale per la progettazione degli interventi di ordinamento e inventariazione di archivi, approvato con D.G.P. n. 2274 del 2014, che esemplifica natura, finalità e tempi necessari a seconda della casistica per le operazioni connesse agli specifici interventi. (Deliberazione della Giunta provinciale n. 80 del 2016)

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