Risposta

Alla luce delle novità introdotte dalla legge di stabilità 2012 all'articolo 40 del d.P.R. n. 445 del 28.12.2000, in materia di certificati ed atti di notorietà, ne consegue che dall'1.01.2012 le Pubbliche Amministrazioni, e i soggetti privati gestori di pubblici servizi, non possono più richiedere né accettare da soggetti terzi (e quindi neppure protocollare in entrata) certificati ed atti di notorietà; se ciò avviene si configura infatti una violazione dei doveri d’ufficio (ai sensi dell’articolo 74, comma 2, lettera c bis), del d.P.R. n. 445 del 2000.

Tuttavia, al fine di non allarmare nessuno, compresi i colleghi preposti all'ordinaria attività di protocollazione della corrispondenza in entrata, si ritiene di fornire le sotto riportate indicazioni dettate dal buon senso oltre che dalla necessità di non aggravare il procedimento amministrativo (come disposto dall'articolo 9, comma 1, della legge provinciale n. 23 del 1992 (legge provinciale sull’attività amministrativa); sarebbe, infatti, paradossale oltre che antieconomico, in presenza di un certificato o di un atto di notorietà in entrata, restituire il tutto al mittente chiedendogli di trasmetterci più correttamente una dichiarazione sostitutiva di certificazione o di atto di notorietà.

Ciò premesso, se dovesse capitare di acquisire via posta un certificato o atto di notorietà si ritiene si possa comunque utilizzarlo al fine di acquisire le informazioni che servono, tuttavia, nell'atto che si andrà a predisporre non dovrà essere fatto alcun diretto richiamo al certificato o atto di notorietà, ma dovrà invece essere inserita una generica frase del tipo "Verificato d'ufficio che il sig. Mario Rossi ha prestato servizio presso l'istituzione ..... dal ..... al ..... ecc....".

Quadro normativo di riferimento

• articolo 40 del d.P.R n. 445 del 2000 al quale sono stati aggiunti i commi 01 e 02 dall’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 (legge di stabilità 2012), che recitano:
  “01. Le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47
  02. Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: «Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi»”
• articolo 9, comma 1, della legge provinciale 30 novembre 1992, n. 23 (legge provinciale sull'attività amministrativa) che recita: “1. Nell'ambito di un procedimento amministrativo può essere richiesta esclusivamente la documentazione individuata dalla Giunta provinciale, anche in deroga a quanto previsto da leggi o da regolamenti, nel rispetto di quanto previsto dalle disposizioni vigenti in materia di riduzione degli oneri amministrativi, di acquisizione d'ufficio dei documenti e di autocertificazione e in attuazione del principio di non aggravamento del procedimento.”
• articolo 74, comma 2, lettera c bis), del d.P.R. n. 445 del 2000 dove si legge che: “Costituiscono altresì violazioni dei doveri d'ufficio (…) il rilascio di certificati non conformi a quanto previsto all'articolo 40, comma 02”
• articolo 40 , comma 02, del d.P.R. n. 445 del 2000 che recita: “Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura: "Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi"